QUY TRÌNH ỨNG XỬ VÀ THÁI ĐỘ KHI LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG

You are here:
  1. Home
  2. BLOG
  3. QUY TRÌNH ỨNG XỬ VÀ THÁI ĐỘ KHI LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG

QUY TRÌNH ỨNG XỬ VÀ THÁI ĐỘ KHI LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG TẠI H2

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này nhằm đảm bảo đội ngũ Công ty Thiết kế Xây dựng H2 luôn duy trì phong thái chuyên nghiệp, tận tâm và hiệu quả khi làm việc với khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và tạo dựng mối quan hệ bền vững.

2. NGUYÊN TẮC CHUNG

  • Luôn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
  • Lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng.
  • Giữ thái độ tích cực, hợp tác và hỗ trợ.
  • Đảm bảo sự minh bạch và trung thực trong giao tiếp.
  • Hành động nhanh chóng và hiệu quả để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
  • Tôn trọng khách hàng và các vấn đề của họ.
  • Chỉ quan tâm, bàn luận đến công việc, không nói về đời tư, cuộc sống cá nhân và các vấn đề không liên quan trong phạm vi công việc.
  • Trở thành người tư vấn, người bạn đáng tin cậy.

3. QUY TRÌNH ỨNG XỬ KHI LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG

3.1. Khi giao tiếp lần đầu

  • Giới thiệu rõ ràng về bản thân và công ty.
  • Lắng nghe nhu cầu và mong muốn của khách hàng một cách chủ động.
  • Giữ thái độ cởi mở, lịch sự, và tạo cảm giác tin cậy.

3.2. Khi tư vấn và thảo luận dự án

  • Trình bày thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu.
  • Không áp đặt ý kiến cá nhân, luôn đưa ra giải pháp phù hợp với mong muốn của khách hàng.
  • Minh bạch về chi phí, tiến độ, và các yếu tố liên quan.
  • Cam kết chỉ cung cấp thông tin chính xác, không phóng đại hay gây hiểu lầm.

3.3. Khi phản hồi yêu cầu và xử lý vấn đề

  • Đáp ứng nhanh chóng các thắc mắc hoặc yêu cầu từ khách hàng.
  • Nếu có vấn đề phát sinh, thông báo kịp thời và đưa ra giải pháp hợp lý.
  • Giữ bình tĩnh, không tranh cãi hay đổ lỗi, mà tập trung vào giải quyết vấn đề.
  • Nếu vấn đề nằm ngoài phạm vi giải quyết, chuyển giao cho cấp quản lý phù hợp.

3.4. Khi làm việc trực tiếp hoặc gián tiếp

  • Luôn đúng giờ trong các cuộc hẹn, họp và trao đổi.
  • Trang phục gọn gàng, chuyên nghiệp khi gặp khách hàng.
  • Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực, luôn giữ thái độ thân thiện.
  • Khi làm việc từ xa, đảm bảo phản hồi kịp thời qua email, tin nhắn hoặc cuộc gọi.
  • Tác phong chuyên nghiệp, gọn gàng, sạch sẽ, lịch sự, đúng hẹn, đúng giờ.
  • Ăn nói lịch sự, không nói tục, chửi thề.

3.5. Khi kết thúc dự án

  • Đánh giá lại toàn bộ quá trình hợp tác và ghi nhận phản hồi từ khách hàng.
  • Gửi lời cảm ơn và thể hiện sự trân trọng đối với sự hợp tác của khách hàng.
  • Hỗ trợ khách hàng sau dự án nếu có thắc mắc hoặc yêu cầu thêm.
  • Duy trì liên lạc để xây dựng mối quan hệ lâu dài.

4. CÁCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG KHI GẶP VẤN ĐỀ, SỰ CỐ, SAI SÓT

  • Bình tĩnh, không vội kết luận, nhận lỗi hay đổ lỗi.
  • Thu thập thông tin nguyên nhân từ các bên liên quan (ít nhất từ 2 bên).
  • Báo cáo tình huống cho cấp trên quản lý trực tiếp hoặc ban lãnh đạo công ty.
  • Giải quyết nếu trong phạm vi thẩm quyền trách nhiệm hoặc trì hoãn nếu vượt khả năng, thẩm quyền.
  • Minh bạch, khách quan, trung thực, không cảm tính, không đổ lỗi.

5. CÁC HÀNH VI CẦN TRÁNH

  • Thái độ thờ ơ, thiếu nhiệt tình hoặc thiếu trách nhiệm.
  • Gây tranh cãi hoặc phản ứng tiêu cực khi có bất đồng.
  • Chậm trễ trong phản hồi hoặc không giữ cam kết.
  • Cung cấp thông tin sai lệch hoặc không rõ ràng.
  • Thiếu sự tôn trọng và không lắng nghe ý kiến khách hàng.
  • Không tham gia nói xấu, bàn luận về công ty, đồng nghiệp, đối tác cũng như các phần việc không liên quan phạm vi công việc của mình.

6. KẾT LUẬN

Việc duy trì thái độ làm việc chuyên nghiệp và ứng xử đúng mực với khách hàng không chỉ giúp Công ty Thiết kế Xây dựng H2 xây dựng hình ảnh uy tín mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Mọi nhân sự cần tuân thủ nghiêm túc quy trình này để mang đến dịch vụ chất lượng cao nhất cho khách hàng.

Đừng quên like và chia sẻ cho mọi người nếu thấy bài viết này hay nhé !

Related posts
H2A