QUY TRÌNH TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC TẠI H2

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này nhằm chuẩn hóa cách thức trao đổi công việc trong Công ty Thiết kế Xây dựng H2, đảm bảo giao tiếp hiệu quả, rõ ràng, và tối ưu hóa thời gian làm việc.

2. NGUYÊN TẮC CHUNG

Lựa chọn phương thức trao đổi phù hợp với tính chất công việc.
Ưu tiên các phương thức có khả năng ghi nhận lại nội dung trao đổi để dễ dàng theo dõi và xác nhận.
Luôn chuẩn bị trước nội dung khi trao đổi để đảm bảo tính hiệu quả.
Xác nhận nội dung công việc quan trọng qua văn bản để tránh hiểu nhầm.

3. CÁC HÌNH THỨC TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC

3.1. Gặp trực tiếp

Áp dụng cho:

Những công việc không thể thực hiện từ xa (ví dụ: thị sát công trình, kiểm tra thực tế…)
Các cuộc họp quan trọng có tính quyết định
Khi cần giải quyết vấn đề cấp bách và phức tạp

3.2. Điện thoại

Áp dụng cho:

Thảo luận cá nhân về các vấn đề khẩn cấp
Xây dựng mối quan hệ, duy trì kết nối với đối tác/khách hàng
Thảo luận về chủ đề nhạy cảm hoặc khó khăn
Khi cần phản hồi gấp nhưng không thể gặp trực tiếp

3.3. Họp trực tuyến (Video Conference)

Áp dụng cho:

Giải quyết vấn đề hiện hữu và cùng thảo luận
Họp lập kế hoạch, đánh giá hàng tuần
Các cuộc họp đưa ra quyết định quan trọng
Hội thảo, đào tạo nội bộ
Khi cần truyền đạt chính xác thông tin, cần sự tập trung cao

3.4. Tin nhắn/Chat

Áp dụng cho:

Thảo luận nhóm nhanh gọn
Chia sẻ tài liệu, quy trình, link tham khảo, video hướng dẫn
Giao tiếp không cần phản hồi gấp
Tạo không gian trao đổi thoải mái, chia sẻ đời sống công việc

3.5. Ghi hình (Video Recording)

Áp dụng cho:

Trình bày và giải thích công việc, ý tưởng
Hướng dẫn công việc cho nhân sự mới hoặc thành viên nhóm
Tổng kết các vấn đề quan trọng khi không đủ thành viên tham gia họp hoặc khi cần đảm bảo nội dung truyền tải rõ ràng

3.6. Email

Áp dụng cho: